Kinh nghiệm quản lý tồn kho hiệu quả cho người làm kinh doanh

Quản lý tồn kho hiệu quả là công việc rất quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát được nguồn hàng. Kiểm soát được các hoạt động kho bãi sẽ giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Việc xây dựng quá trình quản lý, kiểm soát hàng hóa hiệu quả mang lại nhiều ích lợi khác  như tăng doanh thu, giảm thất thoát hàng hóa, tối ưu chi phí,… Vậy chúng ta cần những kỹ năng nào thực hiện công việc gì để theo dõi, quản lý hàng hóa hiệu quả nhất? Hãy cùng Navee Academy tham khảo qua bài viết bên dưới nhé. 

Tầm quan trọng của quản lý tồn kho hiệu quả trong kinh doanh

Hệ thống quản lý kho tốt với hiệu quả cao sẽ giúp hàng hóa được lưu thông thuận lợi Không chỉ vậy, nó còn giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo hoạt động sản xuất, cung ứng hàng hóa diễn ra một cách ổn định nhất.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh dựa trên sản phẩm thì kho vận là yếu tố chính  và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc không kiểm soát tốt hàng hóa trong kho có thể gây ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp cả về lợi nhuận và danh tiếng. Bên cạnh đó, việc này còn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín, khả năng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Tại sao Doanh nghiệp cần quản lý kho hàng

Như đã nhắc đến ở trên, việc quản lý tồn kho hiệu quả rất quan trọng và mang nhiều lợi ích cho doanh nghiệp/cửa hàng. Quản lý kho bãi chuyên nghiệp sẽ góp phần giúp các khâu lập kế hoạch dự trữ, tiêu thụ hàng hóa tốt hơn. Đồng thời, việc này cũng mang lại nhiều lợi ích khác mà mình sẽ phân tích rõ hơn sau đây.

Giảm thiểu thất thoát hàng hóa

Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến hàng hóa bị thất thoát. Chẳng hạn như thất thoát trong kho hàng, nhân viên gian lận, tổn thất do trượt giá làm hàng hóa lỗi mốt, không thể tiêu thụ.

Chính vì thế, bạn cần kiểm tra, xây dựng hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả, đối chiếu hàng hóa được bán ra và hàng tồn kho thường xuyên. Việc này giúp cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng phù hợp, tránh được đáng kể những tổn thất.

Tối đa hóa chi phí

Khi vật tư, nguyên vật liệu được thường xuyên kiểm soát, thống kê chặt chẽ, bạn sẽ có kế hoạch sử dụng hợp lý. Nhờ đó, cửa hàng của bạn sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có do các vật tư bị tồn kho quá lâu gây hao mòn, hỏng hóc, hết hạn sử dụng,…

Bên cạnh đó, quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp bạn có phương án lưu chuyển, giải phóng hàng kịp thời. Qua đó, bạn có thể tiết kiệm được đáng kể các khoản chi phí lưu kho không cần thiết.

Tăng doanh thu cửa hàng

Khi quản lý, kiểm soát tốt hàng tồn kho, bạn cũng sẽ có kế hoạch mua hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhất có thể. Lúc này, chủ cửa hàng, người quản lý có thể quyết định nhập hàng hóa kịp thời và vừa đủ, không thiếu cũng không thừa. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đáp ứng đủ và kịp thời nhu cầu và tăng mức độ hài lòng của khách hàng. 

Ngoài ra, việc quản lý tồn kho hiệu quả cũng giúp bạn đưa ra chương trình khuyến mãi phù hợp để đẩy hàng tồn nhiều và lâu trong kho. Quá đó, doanh nghiệp có thể tối ưu doanh thu và lợi nhuận tốt hơn.

Có thể bạn quan tâm: Marketing Automation Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Marketing Automation

Giải quyết vấn đề vốn lưu động

Khi hàng hóa tồn được doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ, người quản lý sẽ có thể định hướng nhập hàng hóa kịp thời. Thông qua đó, bạn có thể điều chỉnh, làm giảm áp lực cho dòng vốn lưu động hiệu quả và rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động. 

Ví dụ, trước đây phải lên kế hoạch tài chính nhằm mua hàng trong một quý. Tuy nhiên, nhờ việc quản lý hàng tồn kho tốt, bạn hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian, lượng vốn lưu động còn một hoặc 2 tháng.

Cần làm gì để quản lý kho hiệu quả

Để quản lý tồn kho hiệu quả, các bạn  có thể tham khảo một số công việc mà Navee Academy gợi ý bên dưới nhé!

Sắp xếp hàng hóa trong kho

• Bạn cần xây dựng sơ đồ kho hàng một cách tối ưu.
• Hãy sắp xếp các loại vật tư, hàng hóa trong kho thật khoa học! Điều này sẽ cho phép bạn nhập xuất kho, tìm kiếm, vận chuyển hàng hóa nhanh hơn, tiết kiệm được đáng kể thời gian và sức lực.

Xây dựng quy định, phân loại hàng hóa

Bạn nên sắp xếp hàng hóa trong kho theo hướng dẫn được nhà sản xuất thông tin. Bên cạnh đó, bạn cũng lưu ý quản lý những hàng hóa có hạn sử dụng ngắn theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

Giám sát thủ tục nhập – xuất kho

Một trong những việc quan trọng cần làm để quản lý tồn kho hiệu quả là xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, hồ sơ, giấy tờ yêu cầu xuất, nhập và lưu chuyển hàng hóa. Đồng thời, bạn cũng phải ghi lại, lưu trữ toàn bộ các hóa đơn xuất, nhập kho. Chưa hết, chúng ta còn cần kiểm kê định kỳ, theo dõi tồn kho chặt chẽ để đối chiếu với tồn kho hệ thống một cách chính xác.

Theo dõi hàng tồn kho

Người quản lý cần theo dõi báo cáo lượng hàng tồn kho mỗi ngày. Điều này nhằm đảm bảo các loại vật tư, hàng hóa luôn ở định mức kho tối thiểu. Ngoài ra, bạn còn cần đánh giá biến động của từng loại hàng hóa để điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng sổ ghi chép bán hàng B2B để kết hợp việc quản lý tồn kho và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Sổ sẽ giúp bạn xác định khách hàng mục tiêu và phân loại nhu cầu của họ. Qua đó, bạn có thể có phương pháp chăm sóc phù hợp, xem xét đến số hàng hóa có trong kho và khả năng đáp ứng hiện tại của doanh nghiệp. Hay bạn cũng có thể báo cáo tình hình mức tiêu thụ hàng hóa để bộ phận kho có thể xem xét, quản lý hàng hóa hiệu quả nhất, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. 

Để nâng cao hiệu quả công việc, việc trang bị kiến thức, kỹ năng quản lý tồn kho hiệu quả là điều không thể thiếu. Hy vọng những chia sẻ của Navee Academy sẽ giúp các bạn có thể quản lý kho hàng tốt hơn.