Zapier là gì? Cẩm nang về Zapier cho người làm Marketing.

Chắc hẳn người làm Marketing đã từng nghe đến thuật ngữ Zapier? Vậy Zapier là gì? Nó giúp ích gì trong công việc cho các Marketer mà lại được nhiều người sử dụng đến như vậy? Hãy cùng Navee tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây nhé!

Zapier là gì?

Zapier là công cụ giúp bạn tự động hóa các công việc/tác vụ lặp đi lặp lại giữa hai hay nhiều ứng dụng như Gmail, Mailchimp, Dropbox, Facebook… mà không cần bạn phải biết coding. Bạn có thể dễ dàng lên quy trình làm việc hiệu quả cho bản thân chỉ cần công cụ Zapier. 

Ví dụ về các công việc bạn phải thường xuyên thực hiện mà Zapier có thể giúp bạn tối ưu: Di chuyển thông tin từ ứng dụng này sang ứng dụng khác; sao chép email những người tham dự sự kiện vào một bảng tính; thêm nhiệm vụ quản lý dự án vào ứng dụng danh sách việc cá nhân cần làm của bạn; gửi lời nhắc hàng tuần đến nhóm của bạn;…

Ngoài ra, Zapier còn giúp tối ưu các hoạt động Digital Marketing như từ chia sẻ bài viết lên nền tảng mạng xã hội đến quản lý tài khoản và gửi Email Marketing tự động.

Bản chất của công cụ Zapier

Bản chất của Zapier là mối tương quan giữa Trigger (khởi phát) và Action (hành động). Mặt khác, nếu coi Zap là cơ chế nguyên nhân – kết quả thì nguyên nhân sẽ là Trigger còn kết quả sẽ là Action. 

• Trigger (trình kích hoạt) là sự kiện trong ứng dụng sẽ khởi động Zap. Tức là khi bạn thiết lập trình kích hoạt này trong Zap thì Zapier sẽ tự động giám sát ứng dụng cho sự kiện đó. Ví dụ về bạn muốn lưu tệp đính kèm, trình kích hoạt sẽ là khi bạn nhận được email có tệp đính kèm, còn đối với email không bao gồm tệp đính kèm thì zap sẽ không được kích hoạt. 
• Action (hành động) là hành động sau khi Zap đã được kích hoạt. Chẳng hạn khi bạn nhận email có gồm tệp đính kèm, hành động chính là tải tệp đính kèm đó từ email của bạn lên Dropbox. 

Lợi ích khi sử dụng Zapier

Một số lợi ích nổi bật khi sử dụng Zapier:

• Tạo ra hệ thống liên hoàn tiếp thị tự động
• Tạo ra hệ thống chăm sóc khách hàng tự động
• Gửi thông báo đến người dùng, khách hàng một cách tự động

Cách tạo Zapier

Sau khi đã hiểu được Zapier là gì, Navee sẽ hướng dẫn cách tạo Zapier đơn giản cho bạn. 

• Tạo Zap mới

Sau khi tạo tài khoản và đăng nhập Zapier thành công, bạn nhấn vào “Tạo Zap mới” để bắt đầu tạo Zap mới. 

• Chọn Trigger

Trigger sẽ là sự kiện báo hiệu cho Zapier bắt đầu quá trình bạn muốn thực hiện. Đầu tiên, bạn chọn ứng dụng sẽ làm chủ hành động khởi phát. Sau khi chọn xong, bạn khai báo sự kiện cần xảy ra để khởi động Zap bằng cách chọn từ menu phía bên dưới. Nếu không có sự kiện như mong muốn, bạn sử dụng công cụ tìm kiếm (gõ vào) hoặc nhấn vào “Hiển thị tùy chọn ít phổ biến” để có nhiều sự lựa chọn hơn. 

• Thiết lập Trigger

Sau khi đã chọn xong ứng dụng và hành động cho Trigger, bạn cần chia sẻ quyền truy cập vào tài khoản trên nền tảng với Zapier. Ví dụ bạn điền tài khoản Gmail vào, nhấn nút “Kết nối tài khoản mới” và điền thông tin vào. 

• Kiểm tra Trigger

Bạn vào “Kiểm tra tài khoản” để kiểm tra xem tài khoản có hoạt động bình thường hay không. 

• Chọn Action

Tiếp theo bạn chọn Action sẽ xảy ra khi mà Trigger khởi động.

Đầu tiên chọn ứng dụng thực hiện hành động, tương tự như Trigger. Sau đó, chọn hành động sẽ thực hiện từ menu dropdown, thanh tìm kiếm hoặc chọn “Hiển thị tùy chọn ít phổ biến”.

• Thêm chi tiết Action

Bạn cần cung cấp quyền truy cập vào tài khoản tương ứng cho Zapier. Nhấn chọn “Kết nối tài khoản mới”, popup hiển thị màn hình yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản Action và cho phép Zapier truy cập. Sau đó, bạn cần hướng dẫn Zap chính xác điều bạn muốn ứng dụng làm gì với tài khoản này. 

• Kiểm tra Action

Cũng tương tự như Trigger, sau khi cài đặt xong Action bạn cần test thử để kiểm tra nó có hoạt động ổn định không. 

• Đặt tên và kích hoạt Zap

Cuối cùng bạn chỉ cần đặt tên và kích hoạt Zap, lúc này bạn có thể yên tâm là Zap sẽ hoạt động đúng theo mục đích bạn đã thiết lập. 

Lưu ý kiểm tra hoạt động định kỳ của Zap

Bạn cần kiểm tra định kỳ Zap để chắc chắn mọi việc vẫn diễn ra tốt. Bạn có thể kiểm tra trực tiếp bằng cách theo dõi kết quả như xem Action đã được thực hiện chưa. Ngoài ra, bạn có thể vào dashboard rồi chọn “Lịch sử từ menu dropdown” để kiểm tra tất cả các Zap đã và đang thực hiện nhiệm vụ thành công hay không. Hoặc bạn có thể tải file CSV để tiện theo dõi lịch sử Zap. 

Còn chần chờ gì mà không ứng dụng ngay Zapier vào trong cuộc sống của mình để giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất công việc thôi nào! Navee Academy hy vọng bài viết cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.